ИНТЕГРИРОВАННЫЙ УРОК ТЕМА: «СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО. ПИСЬМО - ПРИГЛАШЕНИЕ» (ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ОБУЧЕНИЕ И УЧЕБНАЯ ПРАКТИКА)
Авторы Строкач В.И. – преподаватель делопроизводства, высшая квалификационная категория, Малофеевская О.Ю. – мастер производственного обучения, высшая квалификационная категория
Место работы Государственное бюджетное образовательное учреждение Среднего профессионального образования «Чусовской индустриальный техникум» отделение начального профессионального образования г. Чусовой Пермский край gounpopu9@mail.ru
Предмет(ы): Дисциплина ПМ 02. Документирование и организационная обработка документов. МДК 02.02. Обеспечение сохранности документов Учебная практика Межпредметные связи: Делопроизводство, Компьютерное делопроизводство, Учебная практика, Организационная техника, Архивоведение.
Тема программы: Информационно-справочная документация Тема урока: «Служебное письмо. Письмо-приглашение» Класс (специальность): Группа 19, профессия – делопроизводитель, курс – 3
Продолжительность урока: 135 мин ( 45мин.- теория, 90мин – практика) Технологии новые информационные (персональные компьютеры, интерактивная доска, мультимедиопроектор, принтер, программное обеспечение) Тип урока: урок совершенствования знаний, целевого применения усвоенного, интегрированный с производственным обучением.
Приёмы обучения: инструктивно-практический, объяснительно-побуждающий, частично-поисковый, фронтальная работа. Цели урока: углубление знаний по теме «Служебное письмо»; создание и оформление письма-приглашения нескольким адресатам; применение слияния для создания и печати писем. Образовательные: совершенствование знаний по теме: «Служебное письмо. Письмо-приглашение»; формирование навыков работы над учебным проектом; развитие профессиональных навыков учащихся через создание письма - приглашения; Развивающие: развитие творческой активности учащихся; формирование познавательных способностей; расширение кругозора и обогащение словарного запаса; развитие умения оперировать полученными знаниями, применять их на практике; развитие умения планировать свою деятельность; Воспитательные: формирование научного мировоззрения, творческой активности; развитие навыков самостоятельного мышления; развитие навыков самостоятельного мышления; развитие интеллекта, внимания, речи, памяти; повышение мотивации к изучению делопроизводства и учебной практики; Практические задачи: закрепление и контроль степени усвоения знаний, умений и навыков работы, изученных и сформированных на уроке теоретического обучения. Методическая цель: отработка методики подготовки и проведения бинарного урока с применение ИКТ. Формы организации познавательной деятельности: индивидуальная, фронтальная. Материально-дидактическое оснащение урока: персональные компьютеры, интерактивная доска, мультимедиапроектор, принтер, программное обеспечение (MS Office, Notebook), презентация Power Point, практическое пособие по теме «Служебное письмо. Письмо-приглашение». Список литературы: 1. Сапков В.В. «Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства» – 2-е изд., стер. – М: Издательский центр «Академия», 2007. – 228с. 2. Фигурнов В.Э.«IBM для пользователя»; Краткий курс М.: ИНФРА – М, 2007 3. Макарова Н.В., Николайчук Г.С. «Компьютерное делопроизводство: учебный курс» - СПб.: Питер, 2008 4. Киселев С.В., Нелипович О.Н. «Офисное оборудование: учебник» – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 64с. 5. Басаков М.И. «Современное делопроизводство»; Учебное пособие – Ростов– на- Дону: «Феникс», 2009 6. Басаков М.И., Замыцкова О.И. «Делопроизводство»; Учебник - Ростов– на- Дону: «Феникс», 2009 7. Рогожин М.Ю. «Организация архива предприятия»; Питер, 2005
План урока: 1. Организационный момент – 5 мин. 2. Актуализация знаний. Презентация учебных проектов - 35 мин. 3. Вводный инструктаж учебной практики – 20 мин. 4. Самостоятельная работа – 50 мин. 5. Подведение итогов урока – 10 мин. Ход урока: 1 Организационный момент Приветствие, проверка явки учащихся, готовность группы к уроку; Сообщение темы, цели урока, плана работы на уроке (Презентация 1 слайд 1, 2 в Приложении); При выполнении работы должны соблюдаться правила ТБ и правила поведения в компьютерном классе. 2 Актуализация Слово учителя (Презентация 1 слайд 3 в Приложении) Важным элементом делового общения является переписка. Почти любое управленческое решение или коммерческая сделка сопровождаются обменом письмами. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письма составляют большую часть (до 80%) исходящих и входящих документов любой организации. У служебного письма есть своя история. Канаева Нина выполняла учебный проект по этой теме, результатом которого является презентация «Судьба делового письма в России» (в Приложении); Вопросы для проверки: 1. Дайте определение письма. (Наиболее массовый способ обмена деловой информацией, используется для решения перспективных и текущих задач в управлении). 2. Назовите основные функции служебного письма. (Служебное письмо выполняет ряд важных функций: Информационная – фиксирует факты, события; Организационная – воздействие на людей в целях организации деятельности; Коммуникативная – внешние связи; Юридическая – обладают юридической силой; Воспитательная – требуется уровень образовательной подготовки). (Презентация 1 слайд 4 в Приложении) Задание: используя интерактивную доску подберите к каждому виду письма определенный функциональный признак? (Функции письма.Notebook в Приложении) Слово учителя. В виду массовости использования и широкого разнообразия служебных писем выделяют несколько видов классификации писем по различным основаниям. Гаврилина Алина исследовала этот вопрос в учебном проекте. Мы ознакомимся с результатами ее исследования. (Презентация «Виды служебных писем» в Приложении). Задание: используя интерактивную доску, подберите к каждому виду письма определенный функциональный признак (Реквизиты письма. Notebook в Приложении). Ответ: Циркулярные – высылаются вышестоящими организациями, носят распорядительный характер; Письма-запросы – обращение к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге; Сопроводительное письмо – составляют при отправке адресату каких-либо материальных ценностей; Письма-напоминания – направляются, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить результат; Информационные письма – своевременно информирует должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Вопросы для проверки: 1. К какому виду документов относятся письма? (К информационно-справочным документам). 2. Какое максимальное количество реквизитов может быть в документе? (30) 3. Перечислите способы расположения постоянных реквизитов. (продольное, угловое) Слово учителя: Особое внимание нужно уделить стилю делового письма. Основные черты – нейтральный тон изложения, лаконичность и краткость текста, точность, ясность выражения. Владеть деловым стилем – значит знать и уметь употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов. Повторим речевые обороты, которые используют при создании текста письма. (слайд 8 Презентация 1 в Приложении) 3 Формирование у учащихся практических знаний Слово мастера: Целью практической работы является создание и рассылка письма-приглашения. Для этого воспользуемся возможностями, которые предоставляет компьютер для автоматизации работы делопроизводителя в приложении Word – это использование шаблонов, вставка автотекста, колонтитулов, оглавления, слияние документов. Задание: Составить макет служебного письма - работа с интерактивной доской (Макет письма Notebook в Приложении). Открыть презентацию с макетом письма. (слайд 9 Презентация 1 в Приложении) Слово мастера: Определим требования к оформлению письма-приглашения (слайд 10 Презентация 1 в Приложении) • Письма-приглашения относятся к исходящим документам, оформляются в двух экземплярах и требуют ответа. • Используется угловое расположение реквизитов, формат А4 на 1 листе • Поля: верхнее, нижнее, левое -20 мм, правое – 10мм. • Интервал для отделения реквизитов друг от друга – 3 интервала. Составных частей реквизита (адресат) – 1,5 интервала. • Допускается оформление в свободной форме, поэтому при работе вы можете использовать декоративное оформление документа: создать эмблему, обрамить рамкой, залить фон, использование различных видов шрифтов. Слово мастера: Составление текста и оформление письма требует к себе творческого отношения. Вам нужно отправить письмо нескольким адресатам. Программа предоставляет возможность выполнить это путем слияния двух файлов – основного документа (письма) и источника данных, созданного в программе Access. Для этого необходимо продумать, какие поля нужно занести в источник данных (в табличной форме) и в каком падеже они будут употребляться. Это мы уже выяснили в макете письма (ГИПЕРССЫЛКА) Итак, мы готовы создать письмо-приглашение – создан макет письма, определены требования к оформлению письма, реквизитам, стилю письма. Второй целью нашего урока является рассылка письма нескольким адресатам. Сегодня мы поработаем над слиянием документов – оно применяется, когда вам нужно создать набор документов, которые рассылаются большому числу адресатов. Каждое письмо содержит как общие, так и индивидуальные сведения. Индивидуальные сведения для каждого письма поступают из источника данных. (слайд 11,12 Презентация 1 в Приложении) Процесс слияния состоит из нескольких этапов: Создание основного документа – содержит текст и графику, которые являются общими. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля заполняются данными из Источника данных. В нашем случае поля слияния – изменяемые реквизиты адресата. Подключение документа к источнику данных – файл содержит сведения, которые должны вставляться в документ – адреса получателей, ф.и.о. Предварительный просмотр и завершение слияния, печать документов. Слияние можно выполнить с помощью области задач Слияние или с помощью Пошаговый мастер слияния, мы воспользуемся последним. (слайд 13 Презентация 1 в Приложении) Начинаем оформление слияния, используя команды меню Рассылки/ Начать слияние/ Пошаговый мастер слияния из 6 этапов: Этап 1. Выбор типа документа – письма; Этап 2.Выбор документа – текущий документ; Этап 3. Выбор получателей – создание списка в БД Access. Имя файла Мой источник; Этап 4. Создание письма - выбор источника данных из файла Мой источник; Этап 5. Просмотр писем; Этап 6.Завершение слияния. Слово мастера: Итак, целью вашей работы будет создание и красивое оформление письма-приглашения и отправка его нескольким адресатам. Все справочные материалы представлены в ваших рабочих конспектах (Практическое пособие в Приложении). 4 Самостоятельная работа учащихся Целевые обходы рабочих мест Индивидуальная практическая работа за компьютером, самостоятельное выполнение трудовых приемов и операций, самоконтроль. 5 Итог урока Печать документов, Анализ работ учащихся (слайд 14 Презентация 1 в Приложении): уточнение ошибок, неточностей, причин их появления и предупреждения, подсчет баллов в листе контроля Подведение итогов, формулировка домашнего задания