Составление и оформление справочно-информационной документации
Составление и оформление справочно-информационной документации
ПОДРОБНЫЙ КОНСПЕКТ УРОКА
Организационная информация Тема урока: Составление и оформление справочно-информационной документации Предмет: Документационное обеспечение управления Класс: Учебная группа 2 курса специальности 080110 Экономика и бухгалтерский учет Автор урока (ФИО, должность): Калашникова Лариса Владимировна, преподаватель дисциплины «Документационное обеспечение управления» Образовательное учреждение: Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Димитровградский техникум информатики и управления» Республика/край, город/поселение: Россия, Ульяновская область, г. Димитровград Методическая информация Тип урока: Закрепление и обобщение знаний и умений Цели урока: Углубить, систематизировать и закрепить теоретические знания практическими умениями по теме «Справочно-информационная документация» Задачи урока: • умение сравнивать, анализировать, выявлять, работать с унифицированными формами документов; • умение работать в группе; • умение ставить и решать проблемные ситуации. Знания, умения, навыки и качества, которые актуализируют/приобретут/закрепят/ др. ученики в ходе урока: Знать: основные понятия: справка, докладная записка, объяснительная записка, акт унифицированной формы № ИНВ - 15; - основные способы создания докладной и объяснительной записок, справки, акта унифицированной формы № ИНВ- 15. Уметь: демонстрировать уровень осмысленного применения полученных знаний при оформлении справочно-информационных документов, самостоятельно выделять главное в ситуации, сформировать документы с выполненными заданиями в папки- портфолио практических работ. Необходимое оборудование и материалы: Персональный компьютер, MS Word 2003 (унифицированная форма акта ИНВ № 15, шаблоны документов), MS Power Point 2003, мультимедийный проектор, телевизор LG, рабочая тетрадь, карточки-задания, портфолио практических работ Подробный конспект урока Мотивация учащихся Организация целевого пространства:Побуждение к осознанной деятельности Ход и содержание урока: 1. Организационное начало занятия- 1 минута
2. Актуализация - 10 минут Преподаватель - Добрый день дорогие студенты! Сегодня на практическом занятии мы продолжим разговор об организационно-распорядительной документации, и как мы уже знаем организационно-распорядительная документация, делиться на три группы. Какие? Правильно: на организационные, распорядительные и информационно-справочные. На прошлых занятиях мы с вами уже познакомились с организационной и распорядительной документацией, информационно-справочной документации, а сегодня мы должны познать практические умения по составлению последней группы. Запишите тему практического занятия в рабочую тетрадь. Как сказал Аристотель «…ум заключается не только в знании, но и в умении прилагать знание на деле…» (презентация, слайд № 2). и сегодня мы с вами это проверим. Закрепив знания по новой теме практической работой. Но для того, что бы начать выполнение практической работы нам с вами нужно проверить хорошо ли вы усвоили тему прошлого занятия? Сегодня ваша работа будет оцениваться по рейтинговой системе, это значит, что каждый из вас должен будет набрать наибольшее количество баллов, от которых будет зависеть конечный результат вашей работы в виде оценок по пятибалльной системе. Учет набранных баллов будут вести в протоколах руководители микрогрупп – Приложение № 3. Активно работайте и получайте за это карточки вознаграждение. Блиц- опрос (презентация, слайд № 3-13). Баллы проставить руководителям в протокол учета работы в микрогруппах, а мы с вами посмотрим видеофрагмент из кинофильма «Любовь и голуби». Краткое его содержание и взаимосвязь с темой: личная переписка, ведь письмо- один из видов СИД (справочно-информационных документов). Видеофрагмент из кинофильма «Любовь и голуби». Давайте проанализируем увиденное. Связь с темы с фрагментом. Фронтальная работа с реквизитами. Слайд-шоу реквизитов - обязательных элементов справочно - информационного документа, (презентация, слайд № 14). Дать определения выделенным реквизитам и правила их составления. Какие нужные реквизиты отсутствуют на слайде (11 и 12, 22 и 24)?
3.Мотивация учебной деятельности- 5 минут Перед тем как приступить к основной практической части мы должны с вами определить цели занятия. С начало каждый из вас должен поставить личную цель, затем определить цель микрогруппы, а в дальнейшем мы сформулируем нашу общую цель. Обратите внимание, у вас на столах имеется набор глаголов неопределенной формы, которые вам помогут в этом. Цели запишите в рабочей тетради. Внимание на экран (презентация, слайд № 15). Определив цели, приступаем к практической части нашего занятия. Очень много междисциплинарных связей с темой сегодняшнего занятия: "Правовое обеспечение профессиональной деятельности", «Русский язык и культура речи», «Теория бухгалтерского учета», «Бухгалтерский учет». Руководители микрогрупп подойдите ко мне и выберите конверт с заданием. В задании четко и ясно определен алгоритм работы, работу выполнять вы должны в строгой последовательности, определенной в задании. Ознакомьтесь с заданием, и я предлагаю:
4. Организация самостоятельной работы – 50 минут 4.1. Проведем эвристическую беседу по документам которые вы должны составить. Что мы знаем о справочно-информационных документах? Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения справочно-информационных документов. (презентация, слайд № 16, 17). Студент 1. Справочно-информационные документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных‚ документов эти документы могут не требовать исполнения. К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Студент 2. (презентация, слайд № 18,19,20). Справка - это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают справки служебного и личного характера. Служебные справки составляются по запросу вышестоящей организации или должностного лица. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её составления, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и заверяется печатью. В делопроизводстве предприятий часто оформляются справки личного характера. Они начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества сотрудника (полностью), его должности, заработной платы или других сведений о работнике. Место предоставления такой справки указывают в правом верхнем углу (реквизит «адресат») или в конце текста справки. Студент 3. (презентация, слайд № 21,22,23,24,25,28,29). Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, в случае необходимости с выводами и предложениями составителя. Она может являться непосредственным основанием для издания распорядительного документа. Докладные записки могут носить инициативный, информационный или отчетный характер. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата к принятию определенных решений. Информационная информирует руководителя о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, рекомендаций, планов. Различают внутренние и внешние докладные записки. Внутренние адресуются руководителю учреждения или структурного подразделения. Внешние адресуются руководителю вышестоящей организации. Внутренние докладные записки оформляют на обычной бумаге. На ней указывают название структурного подразделения, где работает автор. Заголовок к тексту внутренней докладной записки составляется в том случае, если ее регистрируют. Она датируется и подписывается автором. Внешние докладные записки оформляют на общих бланках в двух экземплярах. Их обязательно регистрируют. Подписывает внешние докладные записки, как правило, руководитель организации. Текст докладной записки состоит из основной и заключительной части. В основной части содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных решений. В заключительной части формулируют выводы, предложения, рекомендации. По усмотрению автора вторая часть может отсутствовать. В формуляр докладной записки входят следующие реквизиты: наименование организации-автора документа (или название структурного подразделения, где работает автор), название вида документа, адресат, дата, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись. Студент 4. (презентация, слайд №26,27 ). Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Студент 5. Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом. При недостаче денежных средств, выявленных в результате инвентаризации, ревизор должен принять соответствующие меры. Прежде всего он обязан выяснить причины недостачи, т.е. получить объяснительную от кассира, рекомендовать руководству предприятия отстранить кассира от исполнения обязанностей, а при крупных недостачах – оформить документы в следственные органы. 4.2. Инструктаж по выполнению практических проблемных ситуаций: В ходе самостоятельной работы текущий инструктаж с целью предупреждения ошибок в работе. Самостоятельное решение и выполнение практических проблемных ситуаций (ситуации приложение № 2). 4.3. Эмоциональная разрядка – производственная гимнастика (см. приложение производственная гимнастика) 4.4.Формирование выполненных заданий в папку – дело. При выполнении 1 задания докладной записки и задания 3 объяснительной записки, предлагаю поставить на документе резолюцию от имени руководителя организации. 1. Где проставляется резолюция на документе? При выполнении задания № 3 микрогруппы группы № 3. Ответьте на вопрос: ( может быть со ссылкой на нормативный документ). 2. Обязано ли предприятие выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы? (Да, статья 62 ТК РФ). 3. Что придает юридическую силу справке? (дата, место предназначения, подпись, печать) 4. Где ставится печать, и какие требования по реквизиту печать? (на 50% наименования должности). 5. Когда справку должен подписать главный бухгалтер? (если в документе речь идет о денежных средствах) После выполнения всех заданий касающихся оформления документов, каждый участник микрогруппы помещает документы в свою папку-дело портфолио, а руководитель микрогруппы представит отчет о проделанной работе.
5. Рефлексия – 5 минут Беседа по поставленным целям Преподаватель - Спасибо за работу. А теперь вам будут заданы вопросы, а вы сформулируйте ответ с учетом тех целей, которые вы ставили перед собой. 1. Скажите, пожалуйста, чему вы сегодня научились? 2. Как вы считаете, достаточно ли вам будет тех знаний, которые вы получили сегодня? Из нашей беседы видно, что цели нашего занятия сегодня достигнуты. Выводы по проделанной работе запишите в тетрадь.
6. Подведение итогов занятия- 7 минут. Анализ работы студентов на занятии индивидуально и всей группы в целом, выставление оценок (Ведомость рейтингового учета работы студентов); Заключительное слово преподавателя. Анализ работы студентов на занятии Результаты вашей работы сейчас огласят руководители ваших микрогрупп. Заключительное слово преподавателя: Мы сегодня увидели, что вы все достойно работали, однако в течение занятия было заметно, как некоторым из вас было сложно справиться с заданиями, и это, конечно же, понятно, т.к. и в жизни не всё и не всегда получается с первого раза. Зато вы нас убедили, что вы можете работать в команде и на вас можно положиться в трудной ситуации.
7. Задание для внеаудиторной работы (презентация, слайд № 30). Обратите внимание на экран (задание для внеаудиторной работы). Делопроизводитель кто же ты такой? Чудак? Фанатик? Странный человек? Всегда серьезный и дотошный лекарь Старинных папок и пухлых картотек… Желаем вам успехов в учебе и удач во всех начинаниях. Рефлексия деятельности на уроке Беседа по поставленным целям. Преподаватель задает вопросы, а студенты формулируют ответы с учетом тех целей, которые ставили перед собой. 1. Скажите, пожалуйста, чему вы сегодня научились? 2. Как вы считаете, достаточно ли вам будет тех знаний, которые вы получили сегодня? Ответы даются используя глаголы приложение № 1. Домашнее задание 1. Подготовить доклад на тему: «Виды справочно - информационных документов в бухгалтерии». 2. Составить протокол собрания производственного отдела бухгалтерии о внедрении «Типовой инструкции по делопроизводству». Недостающие реквизиты составить произвольно. В помощь учителю Использованные источники и литература (если имеются): 1.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Книга сервис, (издание 10-е, переработанное и дополненное), 2006.-176 с. 2. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии: (практическое пособие) – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008.-224с. – (Делопроизводство и кадры). 3. Учебник /Под. ред. В.В. Борискина, Н.М. Поликарповой. - М.: Феникс, 2008; Официальное делопроизводство.
- Обоснование, почему данную тему оптимально изучать с использованием медиа-, мультимедиа, каким образом осуществить: Изучение данной темы предполагает использование унифицированных форм документов, проведение дискуссий, где обучающиеся учатся толерантно слушать других и тактично выражать собственные мнения, в том числе о медиатекстах; нагляднее всего демонстрируются схемы и таблицы, видеофрагмент из фильма, заранее разработанные преподавателем и представленные в нужный момент урока с помощью мультимедийного комплекса. Мультимедиа-технологии позволяют инициировать и стимулировать внутреннюю активность студентов в условиях применения объяснительно-иллюстративного метода (формы документов, расположение основных реквизитов на документах).
Советы по логическому переходу от данного урока к последующим: Следующая тема данного курса дисциплины «Документационное обеспечение управления» раскрывает следующую группу управленческих документов «Документы по личному составу»
Приложение № 2 ФГОУ СПО «Димитровградский техникум информатики и управления» СИТУАЦИЯ № 1. Наименование организации – ОАО «Радуга» Руководитель организации (директор) – Н.И. Казаков; Главный бухгалтер – Сурикова Т.С. Кассир – Гузина С.К. Председатель комиссии – начальник ОК Захарова Татьяна Ивановна; Члены комиссии – инженер - Старцев В.В. бухгалтер – Сидоров К.К. Дата – день выполнения задания; Форма по ОКПО-12131672 Табельный номер- 15 Основание для проведения инвентаризации – приказ № 44 от 12.04.2011 Основание внеплановой проверки - наблюдаются факты нарушения контрольно-кассовой дисциплины, имеются факты злоупотребления должностными полномочиями и порядком ведения кассовой документации. Остальные реквизиты составить произвольно. Задание № 1. Оформить на листе бумаги формата А4 докладную записку на имя руководителя организации о внеплановой проверке кассовой наличности денежных средств. Задание № 2. Оформить в унифицированной форме ИНВ -15 акт инвентаризации наличных денежных средств: Наличных денег – 30 000 руб. По учетным данным на сумму- 35 000 руб. Последние номера кассовых ордеров: ПКО- 45, РКО- 47. Объяснение причины недостачи – ошибка при выдаче денежных средств подотчетному лицу. Решение руководителя организации – удержать недостачу в размере 5 000 рублей с кассира Гузиной К.С. Задание № 3. Оформить на листе бумаги формата А5 объяснительную записку кассира на имя руководителя организации о недостаче кассовой наличности денежных средств.
ФГОУ СПО «Димитровградский техникум информатики и управления»
СИТУАЦИЯ № 2. Наименование организации – ОАО «Радуга» Руководитель организации – Н.И. Казаков; Главный бухгалтер – Сурикова Т.С. Кассир – Гузина С.К. Председатель комиссии – начальник ОК Захарова Татьяна Ивановна; Члены комиссии – инженер - Старцев В.В. бухгалтер – Сидоров К.К. Дата – день выполнения задания; Форма по ОКПО-12131672 Табельный номер- 15 Основание для проведения инвентаризации – приказ № 44 от 12.04.2011 Основание внеплановой проверки - наблюдаются факты нарушения контрольно-кассовой дисциплины, имеются факты злоупотребления должностными полномочиями и порядком ведения кассовой документации. Остальные реквизиты составить произвольно.
Задание № 1. Оформить на листе бумаги формата А4 докладную записку на имя руководителя организации о внеплановой проверке кассовой наличности денежных средств. Задание № 2. Оформить в унифицированной форме ИНВ -15 акт инвентаризации наличных денежных средств: Наличных денег – 30 000 руб. По учетным данным на сумму- 27 000 руб. Последние номера кассовых ордеров: ПКО- 45, РКО- 47. Объяснение причины излишек – не успела оформить ПКО № 46 на сумму 3000 рублей возврат неизрасходованных сумм от подотчетного лица зав. складом Л.И. Черновой Решение руководителя организации – оформить ПКО № 46, объявить устное замечание о своевременном заполнении первичной документации Задание № 3. Оформить на листе бумаги формата А5 объяснительную записку кассира на имя руководителя организации об излишках кассовой наличности денежных средств.
ФГОУ СПО «Димитровградский техникум информатики и управления»
СИТУАЦИЯ № 3. Наименование организации – ОАО «Радуга» Руководитель организации – Н.И. Казаков; Главный бухгалтер – Сурикова Т.С. Кассир – Гузина С.К. Председатель комиссии – начальник ОК Захарова Татьяна Ивановна; Члены комиссии – инженер - Старцев В.В. бухгалтер – Сидоров К.К. Дата – день выполнения задания; Форма по ОКУД-12131672 Табельный номер- 15 Основание для проведения инвентаризации – приказ № 44 от 12.04.2011 Основание внеплановой проверки - наблюдаются факты нарушения контрольно-кассовой дисциплины, имеются факты злоупотребления должностными полномочиями и порядком ведения кассовой документации. Место предоставления справки – Рекламное агентство «Успех» Остальные реквизиты составить произвольно.
Задание № 1. Оформить на листе бумаги формата А5 докладную записку на имя руководителя организации о внеплановой проверке кассовой наличности денежных средств. Задание № 2. Оформить в унифицированной форме ИНВ -15 акт инвентаризации наличных денежных средств: Наличных денег – 30 000 руб. По учетным данным на сумму- 30 000 руб. Последние номера кассовых ордеров: ПКО- 45, РКО- 47. Объяснение причины недостачи, излишек – Решение руководителя организации – - Задание № 3. Оформить на листе бумаги формата А4 справку о занимаемой должности и получаемой заработной плате.
Приложение № 3 ФГОУ СПО «Димитровградский техникум информатики и управления» ПРОТОКОЛ № ____ УЧЕТА РАБОТЫ В МИКРОГРУППЕ Фамилия Имя студента Блиц-опрос Фронтальная работа реквизитами Решение проблемных ситуаций Работа в микрогруппе Примечание (бонус) Итог (оценка)
